Das qualifizierte Arbeitszeugnis:
Aufbau, Inhalt & rechtliche Grundlagen

Nach § 630 BGB haben alle Arbeitnehmer sowie das leitende Management bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis. Es dient der lückenlosen Dokumentation der erbrachten Leistungen und ist für zukünftige Arbeitgeber eine große Entscheidungshilfe bei der Besetzung vakanter Positionen.

Der Gesetzgeber fordert dabei eine zweifache Vorgabe: Das Zeugnis muss wohlwollend formuliert sein, um das weitere Fortkommen des Arbeitnehmers nicht zu erschweren, zeitgleich aber der Wahrheit entsprechen. Durch dieses Spannungsfeld hat sich im Personalwesen die sogenannte „Zeugnissprache“ entwickelt.

Einfaches vs. qualifiziertes Arbeitszeugnis vs. Zwischenzeugnis

Im Personalwesen unterscheiden wir grundsätzlich drei Zeugnisarten:

• Einfaches Arbeitszeugnis: Es wird bei Beendigung ausgestellt und beschränkt sich auf Personalien, Stellenbezeichnung, Tätigkeitsbeschreibung und Beschäftigungsdauer. Eine Leistungsbewertung findet nicht statt (heute nur noch selten üblich).
• Qualifiziertes Arbeitszeugnis: Es wird ebenfalls bei Beendigung ausgestellt, enthält jedoch zusätzlich eine detaillierte Beurteilung der Leistung und Führung des Mitarbeitenden.
• Zwischenzeugnis: Kann auf Wunsch des Arbeitnehmers oder nach Unternehmensrichtlinie (z. B. bei Abteilungswechsel, Beförderung oder Vorgesetztenwechsel) ausgestellt werden.
  
  

Formale Anforderungen & Datenschutz

Ein Arbeitszeugnis ist ein offizielles Dokument. Um Missverständnissen oder Fehlinterpretationen vorzubeugen, gelten strenge formale Vorgaben:

• Briefkopf: Der Druck muss zwingend auf dem offiziellen Geschäftspapier des Unternehmens erfolgen.
• Mängelfreiheit: Flecken, Tippfehler, sichtbare Korrekturen, Fragezeichen oder Anführungszeichen sind formale Mängel, die der Arbeitnehmer nicht akzeptieren muss.
• Datenschutz: Vor- und Nachname, ggf. Geburtsname, Geburtsdatum und Geburtsort dienen der Identifikation. Auf die Angabe der privaten Adresse wird aus Datenschutzgründen heutzutage verzichtet.
• Unterschrift & Funktion: Das Zeugnis wird vom jeweiligen Vorgesetzten unterschrieben (bei Fach- und Führungskräften durch die Bereichs- oder Geschäftsleitung). Name und hierarchische Position müssen klar erkennbar sein.
  
  

Der klassische Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses

Damit das Dokument übersichtlich und vergleichbar bleibt, folgt ein qualifiziertes Zeugnis meist diesem standardisierten Aufbau:

1. Überschrift: Deutlich gekennzeichnet als „Arbeitszeugnis“, „Zwischenzeugnis“ oder „Ausbildungszeugnis“.
2. Eingangsformel: Stammdaten des Arbeitnehmers, akademische Titel, Dauer des Arbeitsverhältnisses sowie ggf. relevante Ausbildungszeiten oder Elternzeiten.
3. Unternehmensdarstellung: (Optional) Eine kurze Beschreibung des Unternehmens zur Orientierung und Darstellung des Arbeitskontextes.
4. Aufgabenbeschreibung: Detaillierte Auflistung der wahrgenommenen Aufgaben, Verantwortlichkeiten und der hierarchischen Einordnung.
5. Berufliche Entwicklung: Darstellung von Beförderungen oder geänderten Funktionsbereichen.
6. Leistungsbeurteilung:
   - Einsatzbereitschaft (Motivation) & Arbeitsbefähigung (Können
   - Arbeitsweise (Einsatz) & Arbeitsergebnisse (Erfolge)
   - Führungseffizienz & Führungsverhalten (bei Führungskräften)
   - Zusammenfassende Gesamtbeurteilung (Zufriedenheitsaussage)
7. Sozialverhalten: Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kolleg*innen, Mitarbeitenden und externen Ansprechpartnern (Kunden, Lieferanten).
8. Schlussformel: Beendigungsgrund, Dankes- und Bedauernsformel sowie Zukunftswünsche.
9. Ausstellung: Ort, aktuelles Datum, gedruckter Name nebst Funktion sowie die eigenhändige Unterschrift des Ausstellers.

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